Uma boa relação entre moradores é um dos princípios fundamentais para viver bem em qualquer ambiente. E em um condomínio não seria diferente. Por isso, é muito importante realizar uma auditoria de condomínio de forma constante, para que todos saibam o que está ocorrendo no local.
A transparência é um dos principais objetivos da auditoria de condomínio. Os moradores ficam mais tranquilos quando estão a par do que é gasto e se todas as operações estão em conformidade com o que é passado para eles. Se a legislação, as determinações do fisco e o compliance estão sendo respeitados, então eles podem ficar despreocupados.
Além disso, ela deve ser realizada com frequência, uma vez que é obrigatória anualmente, de acordo com o Art. 1348 do Código Civil. É obrigação também do síndico informar e ordenar as movimentações financeiras, durante a sua gestão.
Saiba que é também através da auditoria de condomínio, ou também chamada de prestação de contas, que a situação financeira é compartilhada com todos.
Portanto, se você deseja saber mais a fundo sobre o que é investido no seu condomínio, contrate uma empresa que atue com auditoria de condomínio.
Auditoria de condomínio: qual a importância?
Como dito no início deste artigo, a auditoria de condomínio é algo que deve ser feito todos os anos, não apenas quando existirem suspeitas de irregularidades ou fraudes dos condôminos. Outrossim, a auditoria condominial também deve ser feita quando o administrador cometer alguma falha na prestação de contas.
Ou seja, a auditoria externa é uma das formas de ajudar a manter a gestão do condomínio mais transparente. Essa é uma estratégia que tem funcionado em muitos locais.
Sendo assim, alguns administradores condominiais solicitam o acompanhamento periódico de auditoria, geralmente feito a cada 6 meses, no qual poderá avaliar os demonstrativos financeiros e verificar parcialmente a prestação de contas desse período.
Isso servirá para comparar e saber se todos os processos internos estão ocorrendo de maneira correta e clara, assim como o previsto pela auditoria de condomínio.
Esse detalhe é importante porque os condomínios arrecadam muito dinheiro, muitas vezes até mais do que algumas empresas. Os condomínios possuem CNPJ, realizam serviços, fazem contratação de funcionários. Portanto, devem estar de acordo com as obrigações fiscais pertinentes a ele.
Como fazer a prestação de contas do condomínio?
Agora que você já sabe a importância da auditoria de condomínio, saiba de que forma funciona o balanço contábil. Ele deve ser realizado de forma detalhada e ampla, contemplando áreas importantes. Ou seja, ele deverá incluir três importantes grupos:
- Contas Fixas: essas se referem às contas de luz, água, gás, telefone, taxas e contratos que se referem à manutenção de elevadores, entre outras coisas.
- Contas Variáveis: o que chamamos de contas variáveis são alguns reparos quando necessário, recarga de extintores, limpeza extra que pode ser de algum salão de festa após a realização de algum evento ou apenas da caixa d’água.
- Contas do Departamento Pessoal: as contas do departamento pessoal são aquelas que se referem aos salários, décimo terceiro, cesta básica, férias, horas extras, FGTS, INSS, entre outros.
Todos esses detalhes podem ser benéficos no momento de fazer a prestação de contas para os moradores. Por esse motivo, todo o passo a passo deve ser detalhado, sem distorções e ambiguidades.
Qual o prazo de prestação de contas?
Uma vez estipulado através do art. 1348, é obrigação do síndico realizar uma prestação de contas pelo menos uma vez por ano. Outrossim, o próprio condômino pode solicitar a prestação de contas, se for do interesse dele ou se ele julgar necessário. Uma vez que exista a possibilidade de haver fraude, essa reunião pode ser convocada.
No entanto, alguns acreditam que um só condômino não é o suficiente para solicitar uma prestação de contas. Ou seja, deverá existir um grupo de pessoas interessadas na prestação de serviço.
Para evitar que o próprio morador exija isso, o síndico deverá cumprir com o seu dever de ser transparente e claro no processo de prestação de contas.
Por isso, todos os moradores devem ter acesso a essa prestação, num prazo que antecede os doze meses que estipula a lei.
Caso no seu condomínio não seja cumprida essa lei, entre em contato com o seu síndico para verificar se ele está por dentro dessa obrigatoriedade. Caso ele não tenha a menor noção, aí sim é o momento de todos os moradores se reunirem.
Ademais, o prazo para que os moradores exijam as contas dos síndicos que estiveram anteriormente na liderança dos condomínios é de três anos.
Saiba como apresentar a prestação de contas
Agora que você realizou a auditoria de condomínio com uma empresa que atua nesse ramo, como apresentar aos condôminos? A prestação de contas pode ser apresentada pelo administrador durante uma assembleia.
É nesse momento que são apresentadas as despesas, com um resumo das contas que existem no balanço contábil, além da documentação com as despesas e receitas. Além do mais, essa receita deverá conter os dados dos condôminos que estão tanto inadimplentes quanto adimplentes.
Outrossim, durante a assembleia, o administrador/síndico, deverá distribuir para as pessoas presentes o que será tratado nessa reunião de prestação de contas. Outro ponto fundamental é que também é de interesse geral que as despesas do ano anterior sejam comparadas com as deste ano, para que seja possível ao condômino ter base para comparação e a análise de possíveis distorções.
Por isso, na apresentação recomenda-se listar os itens como funcionários, material de consumo, despesas diversas, consumo de telefone, água e luz e, por fim, gastos administrativos.
Portanto, a auditoria de condomínio é importante pois ajuda a estruturar a prestação de contas de forma transparente. É através de um julgamento técnico que acontecem as avaliações sobre a vida financeira do condomínio.
E então, o que você pensa sobre a auditoria de condomínio? Mesmo com todas essas informações que demos neste artigo, você ainda tem dúvidas de como funciona uma?
Se esse for o seu caso, busque o profissional de confiança ou uma administradora para realizar o balanço do condomínio e deixar os moradores do local mais tranquilos sobre os gastos realizados.
Portanto, saiba que a auditoria de condomínio pode ser o que faltava para manter a regularidade nas contas do seu condomínio e a consequente tranquilidade dos moradores.