A administração de um condomínio é similar à de uma empresa. Sendo assim, contratar uma auditoria de condomínio é importante para assegurar que se esteja adotando as melhores práticas de mercado no exercício da administração, mas se não for possível no momento, existem algumas dicas básicas que todo gestor de condomínio deve seguir.
A gestão condominial deve ocorrer de forma transparente e ética, contando com uma boa organização e um bom planejamento. Essas questões asseguram que o dinheiro dos condôminos estará sendo bem empregado.
Além disso, é muito importante que os condôminos se envolvam e participem das decisões que forem tomadas. A transparência financeira ajuda também na melhora da convivência e no aumento do comprometimento entre aqueles que dividem o mesmo espaço.
Por isso a auditoria de condomínio é importante para que seu condomínio tenha uma maior organização e controle sobre tudo o que está fazendo.
Embora algumas tarefas sejam fáceis de serem realizadas pelo síndico ou gestor, uma auditoria de condomínio ao revisar alguns processos, traz clareza sobre como lidar com questões cruciais para a gestão. Mas vamos às dicas de como manter as finanças equilibradas?
Analise os registros anteriores à sua gestão
É fundamental que antes mesmo que você inicie uma gestão nova, tenha em mãos documentos referentes aos pagamentos, balancetes e valores da administração anterior.
Isso poderá ajudar também no momento de realizar a auditoria de condomínio. Os profissionais responsáveis terão em mãos informações relevantes acerca do estado financeiro do condomínio.
Confira se os pagamentos estão de acordo com o valor das contas e se existem contas atrasadas ou em aberto. Ademais, veja se há algum valor sem registro e se os valores depositados conferem com o balancete que foi apresentado.
Verifique todos esses itens com cuidado, para que eles não atrapalhem o resultado da sua gestão. Comprove que tudo está resolvido e sem pendências. Só assim você poderá evitar surpresas indesejadas por conta da má administração passada.
Crie um planejamento financeiro
Ter um planejamento coerente com sua receita é um dos primeiros passos para garantir uma boa organização financeira do seu condomínio.
Saiba inicialmente que existem algumas despesas fixas que são demandadas todo o mês. No entanto, existem algumas que são sazonais, ou seja, só ocorrem em uma época do ano, a exemplo de taxas públicas ligadas ao corpo de bombeiros, ornamentação de Natal, entre outras.
Além disso, considere também os gastos com imprevistos que possam ocorrer, como a compra de materiais de higiene e limpeza, manutenção de elevadores, sistema de segurança, limpeza de reservatórios, entre outros gastos.
Todas essas despesas precisam estar documentadas no seu planejamento, para evitar que você gaste mais que o necessário no seu orçamento.
Cuide da sua gestão de gastos
Agora que você já tem um planejamento na ponta do lápis, e já sabe o quanto poderá gastar com despesas extras, é importante que você se atente para a sua gestão de gastos.
Será que todos esses custos valem a pena? Com a ajuda de uma auditoria de condomínio, você terá mais segurança para reavaliar se todos os seus custos atuais são realmente necessários, uma vez que terá mais confiança nas informações das Demonstrações Contábeis.
Sendo assim, você poderá cortar gastos desnecessários, reavaliar investimentos e encontrar soluções que são financeiramente mais viáveis.
Tenha controle financeiro
Uma das principais vantagens de contratar uma auditoria de condomínio, é que todo o controle financeiro será aprimorado em função da revisão inerente à auditoria. Isso acaba resolvendo uma das maiores dificuldades dos gestores de condomínio, que é como tornar todos os gastos claros para os condôminos.
Para isso, é importante que o administrador atue com transparência nos processos de pagamento, recebimento e compra. Deixe tudo registrado, o que entra e o que sai do caixa. Você deverá ter também uma lista dos moradores inadimplentes. Essa situação te dará uma visão holística de todo o condomínio e te ajudará no momento de prestar contas aos moradores, que é o que abordaremos no próximo tópico.
Faça reuniões com os moradores
Você deve estar se perguntando o porquê de reunir os condôminos, sendo que eles não são responsáveis pela administração do local.
A resposta é que, quanto mais envolvidos eles estiverem, mais sentirão que podem confiar no seu gestor, confiança que pode ser ampliada quando se conta com a revisão anual da gestão via auditoria de condomínio.
Por isso é tão necessário realizar reuniões com a constância mínima requerida para a prestação de contas. É preciso ficar atento para realização de reunião em que estejam em discussão tomadas de decisões importantes e que dependem da opinião de todos os moradores.
É importante que o gestor encontre o meio termo entre o que for decidido entre os condôminos e o que for da necessidade real do local, situação em que a realização auditoria de condomínio prévia, ou seja, antes da prestação de conta anual da gestão, se faz necessária por trazer dados objetivos sobre os limites que a administração deve seguir.
Aproveite o momento para apresentar relatórios financeiros e ser o mais transparente possível. Para deixar registrado o que ocorreu, deve-se fazer uma ata com o que foi discutido.
Faça uso da tecnologia na sua gestão
Muitos administradores de condomínio têm utilizado a tecnologia como um recurso a seu favor no momento de gerir as finanças.
Atualmente, existem muitos aplicativos de finanças que podem ser aproveitados para realizar atividades internas, organização financeira, organizar reuniões, fazer reservas, programar gastos, etc. Fazer o uso deles pode ser uma excelente opção para a sua empresa.
O que fazer com os condôminos inadimplentes?
Uma das situações mais chatas que todo gestor de condomínios precisa lidar é com os moradores que pagam atrasado. Isso prejudica todo o fluxo financeiro, além de causar um mal estar entre os outros moradores.
O ideal é que não existam pendências e atrasos, mas caso ocorra, é bom que o administrador tenha um planejamento. Garanta uma reserva para imprevistos e assim que o condômino pagar, transfira o valor para um caixa de emergência ou uma reserva.
Essa espécie de “poupança” serve para momentos de emergência e evitará que você deixe de ter disponível algum valor de outra despesa importante. Se preocupe com as taxas extras mensais, que surgem sem previsão e com os imprevistos. Separe essa reserva para esses momentos.
Ao seguir essas dicas, você ficará tranquilo em relação às finanças do condomínio e poderá até mesmo se programar para fazer investimentos futuros. Mas se for preciso, não esqueça de pedir ajuda a uma empresa que atua com auditoria de condomínio.