Inventário de estoque é o procedimento de contagem física de todos os bens materiais armazenados e controlados pela empresa, dentro ou fora de suas instalações. A realização desse procedimento, que é feito por meio da identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados com o objetivo de conferir se essas informações disponíveis no sistema de gestão estão de acordo com a realidade, sendo assim, há um confronto do que foi dado entrada e saída de mercadorias e/ou insumos, ao final se tem um panorama real de todo o estoque, fazendo-se os ajustes caso necessário.
Na maioria dos casos, quando nos referimos ao inventário, este se refere a todos os materiais que a empresa manteve em estoque, contemplando produtos acabados, matérias-primas e materiais de consumo interno (para escritório, limpeza ou manutenção predial, por exemplo), conhecido por inventário de estoque. Mas, em alguns casos, pode ser um inventário de itens que não se destinam a serem vendidos, como máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, nesses casos, trata-se de inventário de ativo imobilizado.
O gerenciamento adequado dos estoques é fundamental para o bom andamento de um negócio. O estoque representa capital para a empresa, portanto, é importante um gerenciamento eficaz tendo como objetivo a prevenção de perdas. As organizações precisam monitorar de perto a eficácia dos seus controles de estoques, e o inventário de estoque é a ferramenta indispensável, só assim será possível alcançar os níveis certos de estoque. Pois, o excesso de estoque pode gerar prejuízos, despesas adicionais, problemas com fluxo de caixa e perdas financeiras, por exemplo, se os itens de estoque expirarem ou perderem a validade.
O gerenciamento do estoque é uma das etapas mais importante de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Um número reduzido de estoque pode fazer com que uma empresa perca oportunidades de vendas e perca clientes, e o excesso de estoque pode ocasionar desperdício e, consequentemente, perda de dinheiro.
Por isso, o equilíbrio é fundamental e as organizações precisam encontrar a quantidade de estoque ideal. É através inventário de estoque que as empresas percebem possíveis falhas de sistemas e de processos que podem leva-las a manter uma grande quantidade de estoque, por um longo período de tempo, o que não é uma boa prática comercial e financeira. Pode levar a deterioração ou obsolescência, além de gerar um déficit financeiro. Encontrar um equilíbrio é a chave!
Categorias de inventário
O estoque geralmente é registrado no balanço patrimonial, dentro do grupo chamado de ‘Ativo Circulante’, assumindo diversas formas. Ou seja, o estoque pode ser dividido em subcategorias, dependendo da cadeia de suprimentos da empresa e da natureza dos bens ou serviços vendidos.
Existe pelo menos três tipos diferentes de estoque: matérias-primas, trabalhos em andamento e produtos acabados.
- As matérias-primas são as matérias-primas iniciais que alimentam o processo de fabricação. A exemplo dos metais usados pelas empresas siderúrgicas e automotivas, assim como os alimentos e especiarias usados pelos processadores de alimentos.
- O trabalho em andamento é qualquer espécie de produto que foi parcialmente processado, mas ainda não é um bem acabado.
- Os produtos acabados passaram por todas as etapas de fabricação e estão prontos para serem vendidos a atacadistas, distribuidores ou consumidores.
Como viemos discorrendo ao logo do conteúdo, encontrar o equilíbrio é a chave para um bom inventário de estoque. É importante dizer que a atividade demanda um certo tempo e faz parte das obrigações da equipe que gerenciam o estoque nas organizações. Porém, buscar o auxílio de uma empresa especializada em inventário de estoque, pode ser uma excelente opção também. Pois, a utilização de tecnologia para um bom controle de estoque é algo bastante útil aos gerenciadores de estoque. É preciso contar com softwares específicos de gerenciamento que permitam o registro dessas informações e a integração desses dados com demais setores de uma empresa. Sendo assim, contar com especialistas faz toda a diferença.